FUNCIONES

Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para  producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2)  redondea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

3.3.1     Estructura de las funciones

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

                                    Nombre(arg ₁;arg ₂;……;arg _n)

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de  
apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma[2]  y un paréntesis de cierre.

- Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.

   Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona  el  botón  para  insertar una función      en la barra de fórmulas   , si está activa esta barra de fórmulas;  o  se abre el menú  Insertar y a continuación se selecciona la opción  Función….

- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de estos  argumentos  deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.

Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda  =REDONDEAR(  aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de las funciones  sólo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se  ingresa antes del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una fórmula.

3.3.2   Funciones Anidadas

En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la función SI (=SI(arg₁;arg₂;arg₃)), la cual compara el resultado producido por la  función  PROMEDIO  (función anidada) con el valor 50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la fórmula.

      

Resultados válidos   Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el requerido por  este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica  un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error  #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento   Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

3.4   Introducir una fórmula

Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).

3.4.1   Introducir una fórmula sencilla

Una fórmula sencilla o simple  contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas fórmulas se muestran a continuación:

Fórmula	Acción
=128+345	Suma 128 y 345
=5,25^2	Halla el cuadrado de 5,25

Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
2. Escribir el signo igual (=).
3. Introducir la fórmula.
4. Presionar ENTRAR.

Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas    si está activada.

3.4.2        Introducir una fórmula que contenga referencias de celdas:

Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2  contiene la fórmula  =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2.

Fórmula	Acción
=C2	Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2	Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2
=-A10	Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda  A10
=A1+23	Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23

Para introducir estas fórmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:

-  Procedimiento 1

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas   , escribir = (signo igual).
3. Escribir a continuación la fórmula.
4. Al  finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir  .

-  Procedimiento 2

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas  , escribir = (signo igual).
3. Comenzar a escribir la fórmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la fórmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.
4. Al  finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir  .

Cuando se introduce una fórmula que contiene referencia de celdas  Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la fórmula  =(C9*B9) se podrá observar algo como lo siguiente:

3.4.3   Introducir una fórmula que contenga una función

Las siguientes fórmulas contienen funciones.

Fórmula	Acción
=SUMA(A:A)	Suma todos los valores numéricos en la columna A
=PROMEDIO(A1:B4)	Calcula  el promedio de todos los valores  numéricos en el rango A1:B4

Para introducir en Excel una fórmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que se desee introducir la fórmula.
2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic en Insertar función    en la barra de fórmulas   , o abrir el menú insertar y seleccionar la opción Función….
3. Seleccionar la función que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función; si se hace difícil localizar el nombre de la función que interesa, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
4. Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas  para cada argumento. Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón   Contraer diálogo   , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar  la celda o  celdas en la hoja de cálculo, después se  presiona el botón Expandir diálogo   , para volver al cuadro de diálogo.
5. Una vez que se tenga completa la fórmula se debe presionar el botón aceptar, para que la fórmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado.

3.4.4   Introducir una fórmula con funciones anidadas

Como se mencionó anteriormente, una función anidada es aquella en que uno o varios de sus argumentos  son a su vez funciones. Como por ejemplo:

            =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)

Esta fórmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de números (SUMA) que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5 (G2:G5), sólo si el PROMEDIO de otro conjunto de números, que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50; en caso contrario, produce como resultado el valor  0 (cero).  

            

Para introducir esta fórmula se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic o presionar el botón Insertar función   en la barra de fórmulas .
3. Seleccionar la función que se necesita utilizar como función de primer nivel. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función correspondiente; si se hace difícil localizar el nombre de la función, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
4. Se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas  para cada argumento.
   • Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón   Contraer diálogo  , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar  la celda o  celdas en la hoja de cálculo, después se  debe presionar el botón Expandir diálogo   , para volver al cuadro de diálogo.
   • Para escribir otra función como uno de los argumentos, se introduce la función en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero.
5. Para cambiar las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función, se debe hacer clic en el nombre de función en la barra de fórmulas  . Por ejemplo, si se hace clic en SI, aparecerá la descripción de la estructura de la función SI, con una lista de los argumentos requeridos por esta función.

• Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en primer lugar el rango, luego se introduce la fórmula y, a continuación, se presionan simultáneamente las teclas  <CTRL> y <ENTRAR>.
• Si se está familiarizado con los argumentos de una función, se puede utilizar la información sobre funciones que aparece después de escribir el nombre de la función y el paréntesis de apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la función para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la función o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la fórmula. Para ocultar la información sobre funciones, en el menú Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificación Información sobre herramientas de funciones de la ficha o pestaña General.