Agregar o eliminar contraseñas

Aclaremos primero que podemos proteger nuestros archivos a distintos niveles. Podemos, en primer lugar, proteger contra apertura, de forma que sea imposible abrir siquiera el archivo sin conocer la contraseña. También podemos proteger contra escritura, con o sin contraseña, de forma que sea imposible modificar el archivo, aunque sí es posible visualizar su contenido.

En tercer lugar, podemos proteger el libro, de forma que sea imposible modificar el contenido y la estructura del archivo. (La diferencia con la anterior opción es que en aquella podemos hacer cualquier modificación al archivo siempre y cuando lo guardemos con otro nombre y/o ruta de acceso. En cambio Proteger el libro no permite hacer ninguna clase de cambio, ni en el contenido ni en la estructura del libro. En una futura nota aclararemos más esta diferencia). Por último, podemos proteger una o varias hojas de cálculo.

Para eliminar una contraseña de apertura tenemos primero que abrir el archivo (obviamente, tenemos que conocer la contraseña). Después, seleccionamos Archivo - Guardar Como (o bien F12).

Una vez que entramos en este cuadro de diálogo, damos click en el botón Herramientas, situado en la esquina superior derecha del mismo. Luego, escogemos Opciones generales. Eliminamos la contraseña del cuadro Contraseña de apertura, damos aceptar y guardamos el archivo.

Desde este mismo cuadro podemos eliminar también la contraseña contra escritura, eliminando la contraseña correspondiente.

Para agregar una contraseña, ya sea de apertura y/o de escritura, seguimos los mismos pasos pero ahora escribiendo la contraseña seleccionada. Excel nos pedirá que confirmemos dicha contraseña antes de continuar.

Otras opciones del cuadro de diálogo en cuestión son:

Crear siempre una copia de seguridad, con la que excel guardará siempre dos copias del archivo, en la misma ruta (por lo que pudiera pasar... No sabrán lo que es vivir hasta que Excel les diga que el archivo que les costó días terminar está "gravemente dañado", tengan que presentarlo al CEO en media hora y no puedan abrirlo). Buena opción cuando empiezan a salirnos mensajes extraños en pantalla y estamos trabajando con archivos extensos. La copia generada por Excel va precedida del texto "Copia de ".

Se recomienda solo lectura. Si seleccionamos esta opción, cada que abramos el archivo aparecerá un cuadro que nos avisa que el archivo debe abrirse como de solo lectura, a menos que deseemos guardar los cambios. Contestamos "Sí" si vamos a hacer cambios. "No" en caso contrario. En realidad es una protección contra escritura pero sin contraseña.