BORDES EN EXCEL

Cómo crear y guardar un gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
A la hora de crear un gráfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.
Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Seleccione los datos a representar en el gráfico.

Seleccione el menú Insertar.

Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien haz clic(I) sobre el botón Gráfico
de la barra de herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

Creación de Gráficos

Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará más sencilla la interpretación de los datos.
Terminología de los gráficos
Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son :

• Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal.

• Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical.

• Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.

• Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas.

• Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.

• Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.

• Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.

CREAR GRÁFICOS

Los gráficos pueden contener mucha más información que los números por sí solos: los primeros presentan los datos de forma visual, lo que hace que el significado de los números adquiera más sentido. Con las nuevas funciones de gráficos de Microsoft Office Excel 2007 es más fácil que nunca transformar datos monótonos en información útil.
Los gráficos comienzan con datos. En Office Excel 2007, sólo tiene que seleccionar los datos de la hoja de cálculo, elegir el tipo de gráfico que mejor se adapte a su objetivo y hacer clic. ¿Quiere probar un tipo de gráfico diferente? Simplemente vuelva a hacer clic y seleccione un nuevo tipo de gráfico de una gran variedad de posibilidades. Después trabaje con las nuevas Herramientas de gráficos para personalizar el diseño y dar formato al gráfico. Puede ver la apariencia que tendrán las diferentes opciones si las señala en el cuadro de diálogo, no es necesario que pierda tiempo aplicando selecciones diferentes hasta encontrar lo que busca. Y cuando el gráfico esté exactamente en el lugar que desee, podrá guardarlo como plantilla para utilizarlo otra vez en Excel o en otros programas del sistema Office 2007 (Word 2007, por ejemplo).

Las Funciones son la principal característica de una Hoja de Cálculos. El primer paso para exprimir al máximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te permitirá armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las Funciones y Fórmulas son justamente lo que hacen tan única y maravillosa a esta Hoja de Cálculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales se explicarán una por una en este manual.

Para entender como es una función veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones más utilizadas, la función SUMA. Por ejemplo, en el rango C1:C5 tenemos una serie de números y queremos sumarlos. Podríamos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda F18 o también con la función SUMA como se muestra en la celda J18. El resultado es el mismo, pero vemos que es más cómodo usar la función SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.

MODO DE CÁLCULO

Excel posee 2 modos de cálculo.

Automático: cada vez que cambia una celda, Excel recalcula automáticamente todas las fórmulas y funciones relacionadas con la misma.

Manual: las fórmulas y funciones no se recalculan a menos que presiones la tecla F9. Cada vez que cambie una celda que afecta fórmulas y funciones aparecerá un aviso en la "Barra de Estado" (ubicada en la parte inferior de la Hoja Excel) con la palabra "Calcular". Recuerda que puedes forzar el cálculo de todo el libro con la tecla F9. Si solo deseas calcular la hoja activa presione MAYUS+F9.

Nuestra recomendación es que tengas el modo de cálculo puesto en Automático y solo utilices el modo Manual en casos de hojas Excel con miles de fórmulas o funciones que tarden mucho en calcularse. Solo en estos casos, y para evitar pérdidas de tiempo esperando el recálculo, recomendamos el modo de cálculo Manual (recordando siempre que para actualizar los cálculos deberás presionar la tecla F9).

Para acceder a estos dos modos de cálculo:

Excel 2.003

Desde el menú Herramientas > Opciones > pestaña Calcular

Excel 2.007

Desde el menú Fórmulas > Cálculo > Opciones para el cálculo

MATRICIALES

Las funciones matriciales son funciones algo especiales, porque no se insertan en una única celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la función matricial devolver varios resultados juntos. Veamos un ejemplo de la función matricial FRECUENCIA. Para insertar una función matricial debes seguir los siguientes pasos:

1 - Seleccionar todo el rango destino donde aparecerán los resultados (en nuestro caso D16:D18)

2 - Escribir la función matricial (en nuestro caso =FRECUENCIA(D16:D25;H16:H18))

3 - Presionar las teclas CTRL+MAYUSC+ENTRAR

La función matricial devuelve como resultado una MATRIZ. Si te fijas en el rango D16:D18 la función matricial resultante es la misma pero los resultados son distintos en cada celda. La función FRECUENCIA se explica en detalle más adelante, pero como podrás deducir calcula la cantidad de casos o repeticiones de ciertos valores que se producen en una muestra o tabla.